Business Japanese: Calling Clients（取引先に電話をかけます）

登とう場じょう人じん物ぶつ紹しょう介かい（Characters）

【会話】取とり引ひき先さきに電でん話わをかけます（Calling Clients）

相あい手てがいた場ば合あい（When the person is available）

山本（取引先）

はい、EFG株かぶ式しき会がい社しゃでございます。

Ms. Yamamoto (Client): Hello, this is EFG Corporation.

原げん則そく「3コール以い内ない」に電でん話わに出でるようにしましょう。

3コール以い内ないに出でれなかった場ば合あいは、必かならず「大たい変へんお待またせいたしました」と言いいましょう。

As a rule, try to answer the phone within 3 rings. If you are unable to answer within 3 rings, be sure to say “Sorry to have kept you waiting.”

ミラー

いつもお世せ話わになっております。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。

Andrew Miller: Hello, this is Miller from ABC Corporation. Hope you’re doing well.

山本（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Ms. Yamamoto (Client): Thank you, we appreciate your business as well.

ミラー

すみませんが、坂さか上がみ課か長ちょうはいらっしゃいますでしょうか。

Andrew Miller: May I please speak with Section Manager Sakagami?

山本（取引先）

坂さか上がみでございますね。
少しょう々しょうお待まちください。

Ms. Yamamoto (Client): Mr. Sakagami? Of course. Please hold for a moment.

ミラー

はい。

Andrew Miller: Sure, thank you.

坂さか上がみ課か長ちょうが電でん話わに出でます（Section Manager Sakagami will answer the phone）

坂上（取引先）

お待またせしました。
坂さか上がみです。
いつもお世せ話わになっております。

Manager Sakagami (Client): Thank you for waiting. This is Sakagami. I appreciate your continued support.

ミラー

ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーです。
こちらこそいつもお世せ話わになっております。
実じつは、先せん日じつのお見み積つもり書しょの件けんでお電でん話わしたのですが・・・。

Andrew Miller: This is Miller from ABC Corporation. Thank you as well. Actually, I’m calling about the quotation we discussed the other day…

相あい手てが不ふ在ざいで掛かけ直なおす場ば合あい（When calling back because the person is unavailable）

山本（取引先）

はい、EFG株かぶ式しき会がい社しゃでございます。

Ms. Yamamoto (Client): Hello, this is EFG Corporation.

ミラー

いつもお世せ話わになっております。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。

Andrew Miller: Hello, this is Miller from ABC Corporation. Hope you’re doing well.

山本（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Ms. Yamamoto (Client): Thank you, we appreciate your business as well.

ミラー

すみませんが、坂さか上がみ課か長ちょうはいらっしゃいますでしょうか。

Andrew Miller: May I please speak with Section Manager Sakagami?

山本（取引先）

坂さか上がみでございますね。
少しょう々しょうお待まちください。

Ms. Yamamoto (Client): Mr. Sakagami? Of course. Please hold for a moment.

ミラー

はい。

Andrew Miller: Sure, thank you.

電でん話わを保ほ留りゅうにします（Put a call on hold）→保ほ留りゅうを解かい除じょして電でん話わを取とります（Take the call off hold）

山本（取引先）

すみません、あいにく坂さか上がみは別べつの電でん話わに出でているようなんですが・・・。

Ms. Yamamoto (Client): I’m sorry, but Mr. Sakagami is currently on another call.

ミラー

あ、そうですか。
それではもう少すこししてからまた掛かけ直なおします。

Andrew Miller: Oh, I see. In that case, I’ll call back a little later.

山本（取引先）

宜よろしいですか。
すみません。
では、もう一いち度どお名な前まえを教おしえていただけますでしょうか。

Ms. Yamamoto (Client): Would that be alright? I apologize for the inconvenience. May I have your name once again?

ミラー

はい、ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。

Andrew Miller: Certainly. This is Miller from ABC Corporation.

山本（取引先）

念ねんのため、連れん絡らく先さきのお電でん話わ番ばん号ごうもお願ねがいいたします。

Ms. Yamamoto (Client): Just to be sure, may I have your contact number as well?

ミラー

はい、03-1234-5678です。

Andrew Miller: Yes, it’s 090-1234-5678.

山本（取引先）

復ふく誦しょういたします。03-1234-5678ですね？

Ms. Yamamoto (Client): Let me repeat that: 090-1234-5678, correct?

ミラー

はい、そうです。

Andrew Miller: Yes, that’s right.

山本（取引先）

では、お電でん話わあったこと坂さか上がみに伝つたえておきます。

Ms. Yamamoto (Client): I’ll let Mr. Sakagami know that you called.

ミラー

はい、宜よろしくお願ねがいいたします。
では失しつ礼れいいたします。

Andrew Miller: Thank you very much. I will follow up with you later.

山本（取引先）

失しつ礼れいいたします。

Ms. Yamamoto (Client): Thank you. Have a nice day.

相あい手てが不ふ在ざいで伝でん言ごんを頼たのむ場ば合あい（When leaving a message because the person is unavailable）

山本（取引先）

はい、EFG株かぶ式しき会がい社しゃでございます。

Ms. Yamamoto (Client): Hello, this is EFG Corporation.

ミラー

いつもお世せ話わになっております。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。

Andrew Miller: Hello, this is Miller from ABC Corporation. Hope you’re doing well.

山本（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Ms. Yamamoto (Client): Thank you, we appreciate your business as well.

ミラー

すみませんが、坂さか上がみ課か長ちょうはいらっしゃいますでしょうか。

Andrew Miller: May I please speak with Section Manager Sakagami?

山本（取引先）

坂さか上がみでございますね。
少しょう々しょうお待まちください。

Ms. Yamamoto (Client): Mr. Sakagami? Of course. Please hold for a moment.

ミラー

はい。

Andrew Miller: Sure, thank you.

電でん話わを保ほ留りゅうにします（Put a call on hold）→保ほ留りゅうを解かい除じょして電でん話わを取とります（Take the call off hold）

山本（取引先）

すみません、只ただ今いま席せきを外はずしているようなんですが。

Ms. Yamamoto (Client): I’m sorry, but he seems to be away from his desk at the moment.

ミラー

あ、そうですか。
それでは伝でん言ごんをお願ねがいできますでしょうか。

Andrew Miller: Oh, I see. In that case, may I leave a message?

山本（取引先）

かしこまりました。
少しょう々しょうお待まちください。

Ms. Yamamoto (Client): Certainly. Just a moment, please.

電でん話わメモを用よう意いします（Prepare a note）

山本（取引先）

どうぞ。

Ms. Yamamoto (Client): Go ahead, please.

伝でん言ごんを伝つたえます（Convey the message）

ミラー

はい。
明あし日たの会かい議ぎは午ご後ご1時じに変へん更こうになったとお伝つたえください。

Andrew Miller: Yes. Please let him know that tomorrow’s meeting has been moved to 1 p.m.

山本（取引先）

かしこまりました。

Ms. Yamamoto (Client): Certainly.

伝でん言ごんの内ない容ようを復ふく誦しょうします（Repeat the message）

山本（取引先）

明あし日たの会かい議ぎは午ご後ご1時じからに変へん更こうになったということですね。

Ms. Yamamoto (Client): Just to confirm, the meeting tomorrow has been rescheduled to 1 p.m., correct?

ミラー

はい、そうです。

Andrew Miller: Yes, that’s right.

念ねんのため相あい手ての連れん絡らく先さきを確かく認にんします（Check the other party’s contact information just to be sure）

山本（取引先）

念ねんのため、もう一いち度どお名な前まえとご連れん絡らく先さきのお電でん話わ番ばん号ごうをお願ねがいできますでしょうか。

Ms. Yamamoto (Client): Just to be sure, may I have your name and phone number again, please?

ミラー

はい、ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。
連れん絡らく先さきの電でん話わ番ばん号ごうは03-1234-5678です。

Andrew Miller: Certainly. I am Miller from ABC Corporation. My phone number is 090-1234-5678.

復ふく誦しょうします（Repeat）

山本（取引先）

復ふく誦しょういたします。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラー様さま、ご連れん絡らく先さきのお電でん話わ番ばん号ごうは03-1234-5678ですね。

Ms. Yamamoto (Client): Let me repeat that. Mr. Miller from ABC Corporation, and your phone number is 090-1234-5678. Is that correct?

ミラー

はい、そうです。

Andrew Miller: Yes, that’s correct.

山本（取引先）

では、先さきほどの件けん、坂さか上がみに申もうし伝つたえておきます。

Ms. Yamamoto (Client): I’ll be sure to pass the message along to Mr. Sakagami.

ミラー

はい、宜よろしくお願ねがいいたします。
では失しつ礼れいいたします。

Andrew Miller: Thank you very much. Goodbye.

山本（取引先）

失しつ礼れいいたします。

Ms. Yamamoto (Client): Have a good day. Goodbye.

相あい手てを30秒びょう以い上じょう待またせてしまう場ば合あい（When keeping the caller waiting for more than 30 seconds）

山本（取引先）

はい、EFG株かぶ式しき会がい社しゃでございます。

Ms. Yamamoto (Client): Hello, this is EFG Corporation.

ミラー

いつもお世せ話わになっております。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。

Andrew Miller: Hello, this is Miller from ABC Corporation. Hope you’re doing well.

山本（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Ms. Yamamoto (Client): Thank you, we appreciate your business as well.

ミラー

恐おそれ入いりますが、坂さか上がみ課か長ちょうはいらっしゃいますでしょうか。

Andrew Miller: May I please speak with Section Manager Sakagami?

山本（取引先）

坂さか上がみですね。
少しょう々しょうお待まちくださいませ。

Ms. Yamamoto (Client): Mr. Sakagami? Of course. Please hold for a moment.

ミラー

はい。

Andrew Miller: Sure, thank you.

電でん話わを保ほ留りゅうにします（Put a call on hold）

相あい手てを30秒びょう以い上じょう待またせてしまう場ば合あいは掛かけ直なおします。

If the other party is kept waiting for more than 30 seconds, call back.

保ほ留りゅうを解かい除じょして電でん話わを取とります（Take the call off hold）

山本（取引先）

大たい変へんお待またせして申もうし訳わけございません。
お待またせしてしまいそうですので、こちらから掛かけ直なおさせていただきます。
お名な前まえとお電でん話わ番ばん号ごうを教おしえていただけますか。

Ms. Yamamoto (Client): I apologize for the wait. It looks like it will take a bit longer, so may I call you back? Could I have your name and phone number, please?

ミラー

わかりました。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーです。
電でん話わ番ばん号ごうは03-1234-5678です。

Andrew Miller: Sure. This is Miller from ABC Corporation. My number is 090-1234-5678.

山本（取引先）

復ふく誦しょういたします。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃの陳ちん様さま、お電でん話わ番ばん号ごうは03-1234-5678でございますね。

Ms. Yamamoto (Client): Let me repeat that. Mr. Miller from ABC Corporation, and your phone number is 090-1234-5678, correct?

ミラー

はい、そうです。
では、宜よろしくお願ねがいいたします。

Andrew Miller: Okay, please do.

山本（取引先）

かしこまりました。
では、失しつ礼れいいたします。

Ms. Yamamoto (Client): Certainly. Thank you for your time. Goodbye.

ミラー

失しつ礼れいいたします。

Andrew Miller: Have a good day. Goodbye.