Business Japanese: Making Appointments by Phone（電話でアポを取ります）

登とう場じょう人じん物ぶつ紹しょう介かい（Characters）

相あい手てが提てい案あんした日にち時じでOKの場ば合あい（If the proposed date and time is convenient for you）

取とり引ひき先さきに電でん話わします（Calling the client）

大谷（取引先）

お電でん話わありがとうございます。
XYZ株かぶ式しき会がい社しゃでございます。

Ms. Otani (Client): Thank you for calling. This is XYZ Corporation.

ミラー

いつもお世せ話わになっております。

ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。

Andrew Miller: Hello, this is Miller from ABC Corporation. I hope you’re doing well.

大谷（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Ms. Otani (Client): Thank you, likewise.

ミラー

恐おそれ入いりますが、佐さ藤とう部ぶ長ちょうはいらっしゃいますでしょうか。

Andrew Miller: I was wondering if Mr. Sato is available.

大谷（取引先）

佐さ藤とうですね。
少しょう々しょうお待まちくださいませ。

Ms. Otani (Client): Certainly. One moment, please.

佐さ藤とう部ぶ長ちょうが電でん話わに出でます（Mr. Sato answers the phone）

佐藤（取引先）

お待またせいたしました。
佐さ藤とうです。

Director Sato (Client): Thank you for holding. This is Sato.

ミラー

ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーです。
いつもお世せ話わになっております。

Andrew Miller: Hello, Mr. Sato. This is Miller from ABC Corporation. Thank you for your continued support.

佐藤（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Director Sato (Client): Thank you, likewise.

ミラー

次つぎのオンラインミーティングの件けんでお電でん話わいたしました。
次つぎのオンラインミーティングのお日ひにちなんですが、いつ頃ごろがご都つ合ごう宜よろしいでしょうか。

Andrew Miller: I’m calling regarding our next online meeting. Would you happen to have a preferred date?

自じ分ぶんから日にち時じや場ば所しょなどは指し定ていぜず、相あい手てに決けっ定てい権けんを譲ゆずります。

Do not specify the date, time, or location yourself. Leave the decision-making power to the other party.

例れい）「×月がつ×日にちはいかがですか」⇒「いつ頃ごろがご都つ合ごう宜よろしいでしょうか」

Ex.) “How about XX month, XX day?” ⇒ “When would be convenient for you?”

例れい）「では、午ご後ご1時じからどうですか」⇒「お時じ間かんは何なん時じごろが宜よろしいでしょうか」

Ex.) “Then how about 1pm?” ⇒ “What time would be convenient for you?”

佐藤（取引先）

Xプロジェクトの件けんについてのミーティングでしたよね？

Director Sato (Client): Is this about the meeting for the X Project?

ミラー

はい、そうです。

Andrew Miller: Yes, that’s correct.

佐藤（取引先）

そうですね。
6月がつ7日なのかはいががですか？
来らい週しゅうの水すい曜よう日びです。

Director Sato (Client): Let me see… How about June 7th? That’s next Wednesday.

ミラー

6月がつ7日なのかの水すい曜よう日びでございますね。
お時じ間かんは何なん時じごろが宜よろしいでしょうか。

Andrew Miller: Okay, Wednesday, June 7th. What time works best for you?

佐藤（取引先）

時じ間かんですか？
そうですね。
朝あさは別べつの会かい議ぎが入はいっているので午ご後ご1時じからはいかがでしょうか。

Director Sato (Client): Time? Let’s see… I have another meeting in the morning, so would 1:00 PM work for you?

ミラー

午ご後ご1時じからですね。
承しょう知ちいたしました。
それでは、6月がつ7日なのか午ご後ご1時じから、「Xプロジェクトに関かんするオンラインミーティング」ということで宜よろしいでしょうか。

Andrew Miller: 1:00 PM—Got it. So, to confirm, we’ll have the online meeting about the X Project on Wednesday, June 7th at 1:00 PM. Does that sound good?

間ま違ちがうと大たい変へんなので、日にち時じ、場ば所しょ、必ひつ要ような資し料りょう等とうは必かならず復ふく誦しょうして確かく認にんすること！　

Since mistakes could cause serious problems, please make sure to repeat and confirm the date, time, location, and any required materials!

例れい）×月がつ×日にちの午ご後ご1時じから、××××の件けんに関かんするミーティングということで。

Ex.) The meeting is scheduled for 1 pm on [month] [day], regarding [XXX].

例れい）何なにか事じ前ぜんに準じゅん備びしておく資し料りょうなどはございますか。

Ex.)Are there any materials I need to prepare in advance?

佐藤（取引先）

はい。それでOKです。

Director Sato (Client): Yes, that works for me.

ミラー

何なにか事じ前ぜんに準じゅん備びしておく資し料りょうなどはございますか。

Andrew Miller: Will there be any materials you’d like me to prepare in advance?

佐藤（取引先）

そうですね。
Xプロジェクトに関かんする簡かん単たんなレジュメの作さく成せいをお願ねがいできますか。

Director Sato (Client): Okay, could you prepare a brief summary document for the X Project?

ミラー

レジュメですね。
かしこまりました。
準じゅん備びしておきます。

Andrew Miller: Of course, I’ll make a concise summary and have it ready.

佐藤（取引先）

ありがとうございます。
レジュメができましたら、お手て数すうですが会かい議ぎの前ぜん日じつまでにメールで送おくっていただけますか。

Director Sato (Client): Great. Once it’s ready, could you please email it to me by the day before the meeting?

レジュメ（レジメ）とは、フランス語ごの「Résumé」のことで「要よう旨し・要よう約やく・摘てき要よう・概がい要よう・概がい論ろん」などを意い味みします。「論ろん文ぶんの内ない容ようを要よう約やくしたもの」「講こう義ぎ・セミナーなどで配はい布ふされる発はっ表ぴょう内ない容ようを要よう約やくしたもの」「会かい議ぎの内ない容ようを要よう約やくしたもの」「履り歴れき書しょ」などを指さします。

Résumé is a French word that means “summary,” “outline,” “overview,” and similar concepts. It can refer to a summary of a paper, a summary of a presentation distributed at a lecture or seminar, a summary of a meeting, a résumé (a job application document), and so on.

ミラー

かしこまりました。
でき次し第だいすぐに送おくらせていただきます。

Andrew Miller: Of course. I’ll send it over as soon as it’s done.

佐藤（取引先）

それでは、宜よろしくお願ねがいします。

Director Sato (Client): Thank you. I appreciate it.

ミラー

はい、では、6月がつ7日なのか水すい曜よう日び午ご後ご1時じからXプロジェクトに関かんするオンラインミーティングということで、宜よろしくお願ねがいいたします。

Andrew Miller: So, just to confirm—we’re set for an online meeting on Wednesday, June 7th at 1:00 PM regarding the X Project. I look forward to it.

佐藤（取引先）

承しょう知ちしました。

Director Sato (Client): Noted.

ミラー

では、失しつ礼れいいたします。

Andrew Miller: Thank you. I’ll speak with you then.

佐藤（取引先）

はい、失しつ礼れいします。

Director Sato (Client): Sure. Have a great day.

相あい手てが提てい案あんした日にち時じが都つ合ごうが悪わるい場ば合あい（If the proposed date and time is not convenient for you）

取とり引ひき先さきに電でん話わします（Calling the client）

大谷（取引先）

お電でん話わありがとうございます。
XYZ株かぶ式しき会がい社しゃでございます。

Ms. Otani (Client): Thank you for calling. This is XYZ Corporation.

ミラー

いつもお世せ話わになっております。
ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーと申もうします。

Andrew Miller: Hello, this is Miller from ABC Corporation. I hope you’re doing well.

大谷（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Ms. Otani (Client): Thank you, likewise.

ミラー

恐おそれ入いりますが、佐さ藤とう部ぶ長ちょうはいらっしゃいますでしょうか。

Andrew Miller: I was wondering if Mr. Sato is available.

大谷（取引先）

佐さ藤とうですね。
少しょう々しょうお待まちくださいませ。

Ms. Otani (Client): Certainly. One moment, please.

佐藤部長が電話に出ます（Mr. Sato answers the phone）

佐藤（取引先）

お待またせいたしました。
佐さ藤とうです。

Director Sato (Client): Thank you for holding. This is Sato.

ミラー

ABC株かぶ式しき会がい社しゃのミラーです。
いつもお世せ話わになっております。

Andrew Miller: Hello, Mr. Sato. This is Miller from ABC Corporation. Thank you for your continued support.

佐藤（取引先）

こちらこそいつもお世せ話わになっております。

Director Sato (Client): Thank you, likewise.

ミラー

Andrew Miller: I’m calling regarding our next online meeting. I’d like to check your availability.

自じ分ぶんから日にち時じや場ば所しょなどは指し定ていぜず、相あい手てに決けっ定てい権けんを譲ゆずります。

Do not specify the date, time, or location yourself. Leave the decision-making power to the other party.

例れい）「×月がつ×日にちはいかがですか」⇒「いつ頃ごろがご都つ合ごう宜よろしいでしょうか」

Ex.) “How about XX month, XX day?” ⇒ “When would be convenient for you?”

例れい）「では、午ご後ご1時じからどうですか」⇒「お時じ間かんは何なん時じごろが宜よろしいでしょうか」

Ex.) “Then how about 1pm?” ⇒ “What time would be convenient for you?”

佐藤（取引先）

Xプロジェクトの件けんについてのミーティングでしたよね？

Director Sato (Client): Is this about the X Project meeting?

ミラー

はい、そうです。

Andrew Miller: Yes, it is.

佐藤（取引先）

そうですね。
6月がつ7日なのかはいががですか？
来らい週しゅうの水すい曜よう日びです。

Director Sato (Client): Let’s see… How about Wednesday, June 7th?

ミラー

申もうし訳わけございません。
あいにく6月がつ7日なのかは出しゅっ張ちょうで福ふく岡おかに行いっておりまして。

Andrew Miller: I’m very sorry, but I’ll be on a business trip to Fukuoka that day.

都つ合ごうが悪わるい時ときは「申もうし訳わけございません。あいにく～ておりまして。」の文ぶん型けいを使つかって伝つたえましょう。

If the proposed time is not convenient, you can say: “申し訳ございません。あいにく～ておりまして”(I’m sorry, but unfortunately, I am currently unavailable/unable to meet at that time).

佐藤（取引先）

あ、では6月がつ14日じゅうよっかの水すい曜よう日びはいかがでしょう？

Director Sato (Client): I see. Then how about Wednesday, June 14th?

ミラー

6月がつ14日じゅうよっかの水すい曜よう日びは大だい丈じょう夫ぶです。
お時じ間かんは何なん時じくらいでしょうか。

Andrew Miller: That works for me. What time would be convenient for you?

佐藤（取引先）

時じ間かんですか？
そうですね・・・そちらのご都つ合ごうに合あわせますよ。

Director Sato (Client): Ah, time? Hmm… I can adjust to your schedule.

ミラー

恐おそれ入いりります。
では午ご前ぜん11時じはいかがでしょうか。

Andrew Miller: Thank you. Would 11:00 a.m. work for you?

佐藤（取引先）

11時じですね。
大だい丈じょう夫ぶです。

Director Sato (Client): 11:00 a.m.? Yes, that’s fine.

ミラー

それでは、6月がつ14日じゅうよっか午ご前ぜん11時じから「Xプロジェクトに関かんするオンラインミーティング」ということで。

Andrew Miller: Great. Then let’s schedule the online meeting about the X Project for Wednesday, June 14th at 11:00 a.m.

佐藤（取引先）

はい。それでお願ねがいします。

Director Sato (Client): Sounds good. Let’s go with that.

ミラー

後のちほど、会かい議ぎに関かんするレジュメをメールでご送そう付ふいたします。
お手て数すうですが、ご確かく認にんのほど宜よろしくお願ねがいいたします。
何なにかご不ふ明めいな点てんがございましたら、ご連れん絡らくいただけますでしょうか。

Andrew Miller: I’ll send over the meeting agenda by email shortly. I’d appreciate it if you could review it at your convenience. If you have any questions, please don’t hesitate to reach out.

佐藤（取引先）

わかりました。
確かく認にんしておきます。

Director Sato (Client): Got it. I’ll take a look.

ミラー

では、よろしくお願ねがいします。

Andrew Miller: Thank you in advance

佐藤（取引先）

かしこまりました

Director Sato (Client): Of course.

ミラー

では、失しつ礼れいいたします。

Andrew Miller: Thank you. I’ll speak with you then.

佐藤（取引先）

はい、失しつ礼れいします。

Director Sato (Client): Sure. Have a great day.